これだけは覚えておきたい「仕事量や作業負荷」を管理するコツ

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多くの方が仕事に向き合い多くの時間を使っています。
自分がやるべき仕事に加えて、会議にも出席しなければならない。
社会で働くことは常に前進し続けてなければならず、仕事で数え切れないほど作業をこなす、それに多くの時間を掛けている。

作業負担のほとんどは、短い時間の中で、より多くのことを行う傾向があります。それに向かって、必要以上に努力をしなければならない場合もある。やるべきことに一日に何時間も仕事量を追加することができない。

このような状況でできる、最善のことは生産性を向上させることを試してみることです。

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時間管理は良い仕事につながる

もうすでに生産性を高める方法を試している人もいると思いますが、それだけじゃ足りない場合もある。または余計な情報が生産性を落としていることもある。

私は生産性というまったく詠唱したくない呪文を唱えている。
人間は怠けない生き物だと思う、やるべき仕事も作業もすべて投げ出したい。
しかし、生活していくにはより効率に稼がなければいけなし、仕事に追われるだけでは生きてて楽しくないですよね?

何週間も時間に追われ、休日の日まで作業をしている人なら自分の時間がないと狂乱したくもなる。

生産性を高めるためにやるべきことを求めて、ネットや書籍を読んでもよく分からない、常にすさまじい量の情報が押し寄せ何が良い方法なのか分からなくなる。
絶対に処理しきれない情報の中から自分に合ったやり方を見つけることが一番大切です。
それから必要なことの中からこれよく考えたら不要だと思う部分をそぎ落とし、自分に必要な部分をまとめて、紙に書くことです。

正直なことを言うと今やっていることを分割したり、編集したり、時間ドロボーの何かを捨て去れば解決できます。

これを試してみるとよかった点をまとめてみました。作業負荷が減ったという結果が出るまであまり時間は掛かりません。

携帯電話をオフ可能な限り電子メールを利用する

急ぎの用件でなければ電子メールで用を済ますようにする。

誰もが経験していると思いますが、電子メールも含め、SMSと電話に対応する時間を計算するとゾッとします。毎日こんなに時間を使っていたのかと非常に驚かれることと思います。

あなたに重要な案件があり、複雑な事柄を実行する必要があるときは、余計なことに対応しないことです。やるべきことに集中し、邪魔になるものを取り除くことが必須になります。
携帯電話をオフにして、新たに届く電子メールの受信箱も必要なものだけに絞り、無駄に見ない事です。

机の上のゴミもデスクトップのタスクも整理

仕事柄一日PCで業務をこなしていることも多いでしょう。
この時に作業の敵になるものがデスクトップに存在しています。

やるべきことが終わっていないのにブログやニュース、twitterなどついつい見てしまうことです。情報があふれている現代社会見なくても問題ないのに見てしまう。ちょっとだけが、5分、10分と積み重なると時間の無駄になり、作業が遅れる原因になる。

そのような混乱を生まないために邪魔になるフェイスブックやツイッターのタスクを閉じる。

職場環境と同様机の上をシンプルにまとめる。
あなたの机の上が散らかり放題で誰も目から見てもごみの山なら速やかに整理することをお勧めします。目に映るものが多いと作業に集中することがより困難になる。

デスクトップとクリーンな職場を目指して片付けることが大切です。

やるべきことを紙に書く

明日やるべき作業のリストに時間を割き紙に書く!

今日やらなければいけないことを先延ばしにしたないために何が重要であり、何をする必要があるかを頭の中だけで整理するだけじゃ足りない。

仕事で大切なのは、意識です。目標を書く=意思が強くなる。
意識と集中力は常に隣り合わせになっており、これが良い相乗効果を働かせています。

仕事量や作業量を視覚的に認識できるだけでなく、明日はこれを終わらせたら時間が余るかもしれないと、ポジティブ思考になり、仕事にとても集中しやすくなります。結果、いつもより仕事が速く切り上げられると言うわけです。

それだけでなく、頭の働きが冴え、次の行動も意識的に効率よく動けます。

これをやるだけでも無駄な時間を減らせるだけでなく、有意義に日々を送れ、心にもゆとりが生まれてきます。

その他に家事や仕事にいくつかの利点を感じるかもしれません。
次の日には、時間がない、疲れた、余裕がないと言葉を吐いていた自分と違う人になっています。
余裕が生まれ冷静になり、上手くビジネスを扱うことができるようなっているはずです。

繰り返しの作業は数字を利用する

毎日同じ様なことを頻繁に作業していると仕事で疲れてしまう。
毎回似たようなタイプの仕事に対処する必要がある。

この方法であなたの時間を整理する。
相手に何かしら用事や案件があれば3分以内に話をまとめるようにします。

一分だけでは短すぎますし、5分だと長すぎるのなで、3分が理想です。
たとえば、長話になってしまうと話が入ってこない要点がはっきりしない。また短すぎてもまとめられないので、内容が伝わらないという分けです。

一つのケースを終わらせる事に数時間を費やすのは、時間無駄になります。
仕事では重要な案件を考えないといけないことも多く数分では終わらないですよね。
毎日の習慣になっている作業は15分ぐらいで終わらせるようにします。通信(通話、SMS、電子メールなどの対応です。)毎日やっていることに多くの時間を掛けているなら短くしましょう。

もちろん、これは仕事の活動に一定の調整を必要とする一般的な方法ですが、仕事や生活の多様性を高めるためにとても参考になる事例です。

自分にピッタリな休息のやり方を見つける

8時間労働だと1時間の休憩が義務が設けられていますが、休憩時間なんて、職場環境によっても違ってきます。

作業に休憩時間を設けると生産性が高まります。
何時間も集中力が途切れずに仕事をこなす人は少数だと思うんです。

自営の私では参考になるか分かりませんが、二時間に一回は10分間の休憩タイムを設けています。この休憩時間だけは何しても良いというルールを作ります。ネットを見ようが、ストレッチや読書をしても問題ありません。

これだけでも後の作業効率が落ちることなく、サクサクやるべきことができます。体感なので根拠はありませんが、生産性に最も有利な影響を与える可能性があります。

心身共に絶好調でも疲労は見えないうちに徐々に溜まっていくものです。
立ち仕事や座りっぱなしの仕事でもカラダを労わらないと後々病気になったり精神に問題を抱えたりと様々な付けが回ってきます。

あなたは疲れている場合には、短い休暇を仕事中に挟むことで、精神的な強さやゆとりある心を取り戻すのに役立ちます。仕事のパフォーマンスも高くなり、最良の結果が生まれます。

難しい問題は分割する

複雑でその日では到底終わりそうもない作業を一日で終わらせようと考えない事です。

仕事をこなしていくと度々無理難解のことにぶち当たりますよね。
それにうんざりするほど多くの時間を奪われることもある。

しばしば、放棄したり、頭を抱えたりします。
その問題を迅速かつ容易に片付けるには主要な問題を分割して小さくまとめて、対処することです。

仕事の量を小さくすることで、それを打ち勝てる努力が普段と同じようなテンションで行なえます。

無駄な時間をやめる

やるべき仕事に影響なければ自分の好きな時間をどう過ごそうか個人の自由ですが、必要ないことに時間を無駄に使っているかもしれません。

きっとあなたの「To Do リスト」内に不要なことが混じっている可能性があります。

特別な努力や時間の掛かることを必要としない点がある、と効率よく仕事をこなすことができなくなります。時折、リラックスタイムだと言い分けして、何時間も読書、テレビやネットに時間を割いている場合です。

小さなものに貴重な時間を奪われていることに当惑すべきです。

これらの問題を受け入れない限り、良いパフォーマンスは維持できなくなり、本当のリラックスしてくつろぐことができなくなる。

怠惰に従うか、自分の意思をしっかり持ち作業を始めるかは自分次第です。

会議の前にやることを準備

会議は複数の人間が集まり話し合うが、その会合はとても生産的であったり、間違った方向に会話が進み、内容と違う視点へ流れるときもある。

こうなると最終的には会議の恩恵を一切感じないと思うんです。ビジネスにおいて、これ程、時間が無駄なことはない。

目標や目的から外れて、別世界の方向へ行くと自分があらかじめ用意していたことでは話がまったく進みませんよね。議題は事前に用意し、目標、目的、質問、結果などのすべて必須なものを準備するだけでなく、すべての人に伝わりやすいメッセージを言うことです。

週末は次の仕事に備える

休日は喜ばしいことですが、休んでばかりはいられません。

もちろん、週末はしっかりと体の疲れを抜くことやだらだら過ごしたりとやりたいことをやれる。そんなステキな時間です。

しかし、週末は翌日の生産性を維持し、高めることにも繋がります。
明日やるべき作業の事項に対処する時間でもあり、必要な情報を収集する必要があります。
朝からそんな事に囚われる必要はありません。夜に来週やることをまとめたり、仕上げを計画するのに最適な時間です​​。

計画を立てると、誰もが安心して来週の仕事に不安を抱くことなく、ストレスの負担も減らせ問題なく過ごせます。

優先度の低いことはやらない

もし「to-doリスト」に優先度の低いことが書いてあるならやめる。
それが自分には時間が掛かることなら他人に任せるようにする。

苦手な分野を克服したり、対処することを否定することではない。
優先すべき事柄に精一杯ならそのことを将来に回すことをお勧めします。

先送りだけはしない

これは厄介な行動心理!
めんどくさいと私たちは常に先送りし、明日に先送り、数日後に先送りしてしまいがち、これは生きている限り永遠の課題のひとつになると思うんです。

これ程、後になってから後悔が深くなるものはない。
この後悔の感情に晒されないためにまず、やらなければいけないことや難解な問題を後回しにしないことです。頭では理解できていてもやれない人も多いはず。

簡単に解決する方法なんてありはしない。
したがって、できるだけ早くやるべきことを最初にやることです。簡単な作業は後回し、難しい作業から始めるようにします。

案外取り組んでみるとそれほど複雑でないことがあります。

断る勇気を持つ

毎日「to-doリスト」に忠実に従いながら過ごしていると成長を感じます。

しかし、時にはまったく予想もしていない事態が起きて、他人の仕事を頼まれる時があります。
そんな際に軽く私にはやるべき仕事があるので、その作業はできないんだと断る必要も出てきます。

自分のことを理解していれば断ることも簡単にできるはずです。
他人の仕事に時間を割くと自分の仕事の貴重な時間を奪われます。
そのため余計な仕事を引き受けないことも大切です。

まとめ

多分これらのヒントは、まるで明日から試すと数週間でできる人になってたり、大きく人生を変えることはありません。しかし、貴重な時間を節約できるステキな魔法になる場合もある。

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