無駄な文面はもう終わり、電子メールを送信する前に確認すべきこと。

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ビジネスメールを相手に送るときに普段の話す言葉の様に文章にすると相手に嫌われると思うんです。私は文章を書くのが嫌いですが、時にはTPOをわきまえないといけない場合があります。

言葉では問題なくても文章にする場合、まれにミスが発生します。重要なメールを書く前に、押さえておきたいコツやマナーの形式があります。そんなことはビジネスメールの作法的な本や情報サイトを活用した方が役立ちますが、今回はあるポイントを抑えるとサクサク書ける方法を紹介します。

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電子メールを書くときに完璧を求めない

私が文章を書くのが嫌いな理由に何度も読み直して、これでいいかな?と書く時間より手直しの方が時間が掛かってしまいます。私は手紙を大切な人を書く際に、何度も読みミスがないか、文法が間違ってないかを確認していますが、完璧だと満足したことがあまりないです。

おそらく書いた文章はそんなに悪くないと思いますが、自分自身が書いた内容に納得していないので何度も文章を削ったり、付け加えています。私がいつもやっていためんどくさい方法は、実用的ではないと思うんです。

メールの本文に受信者名を入れるべき?

ビジネスメールの場合は、本文に相手の名前を書くことは間違っていないと思いますが、そんなに重要なことではないと思うんです。もし仮に、自分の名前が本文に何度も出てきたらどう思います?

人の名前を呼ぶのに抵抗はないですが、自分の名前を手紙で読みたいとは考えにくい、送信者自身も自分の名前を書かれているか、チェックしようと考えない。

本文中の伝えたい内容を充実することが何より大切なことなので、相手にメッセージを伝えるのに何度も名前を入れる必要はないという分けです。

メール挨拶文はどうあるべきか?

初めて送るビジネスメールを書いたときに一番困ったことです。
リアルな相手に挨拶するのと同等以上にメールでもある程度の「常識」が必要になってきます。

友人に送る内容の様に不適切な挨拶文・宛名だと相手に対して失礼です。理想的な署名や挨拶文を書いたら次は自分の名前を名乗ってください。

挨拶文「初めてメールを送る場合は、突然のメールで失礼いたします。」次に相手に自分の名前を伝える必要があります。「○○と申します。」その後に本文の内容を吟味します。例えば「○○に関して…と伝えるべきことを書き、最後に”どうぞよろしくお願い致します。」このように最後のシメの文章で締めてください。

250〜300ぐらいの文字数に言葉をまとめて書く

伝えたい内容を上手く250〜300文字程度に抑えるようにする。これは電子メールに最適な長さの文字数だと言われています。

普通に書くとどうしても文字数が300未満に抑えることが難しいですよね。内容を伝えたい気持ちは理解できます。しかし、相手側も忙しく、長い署名や本文中の文字数が多いと迷惑ですので多くてもスクロールしないように心がけてください。長い用件のメールにならないように伝わりやすい文章と単語を吟味しながら書くと良いと思います。

例えばこのブログで書いている記事の多くは大半の人が最後まで読まずに数秒で離脱しています。このブログみたいに長い文章を書かないように注意すればOK!ビジネスメールについて詳しく知りたい方は「電子メールの書き方」本を参考にした方が手っ取り早いです。

本文に不要な情報があれば削る

250〜300文字程度にまとめていても内容が相手に伝わらなければ意味がありませんよね。そうならないように不必要な単語を付け加えたり、置き換えることによりよい文章がつくることができます。肝心なのは、伝えたいテーマに合わせて書くことで、内容が相手に説明が伝わりやすくなります。

とにかく、この単語入れなくても相手に伝わるなら不必要な情報は省いて下さい。意識することは不必要に多くのことを書かない、自分が受け取る側に立ち何度も読み直し、文章の意味が理解できるように工夫するといいでしょう。

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