時間管理の大きな落とし穴の埋め方

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誰もが悩まされるのが、仕事に関する時間管理や作業時間の計画です。徹夜で締め切りが近い状況の時ほど、残業する必要があったり、数日かかることもあったり様々です。そんな状態が続けば疲労も溜まるだけでなく、健康にもよくない。本当に期限まで終わらせられるだろうか?という時間が少ない状況は精神衛生上にも悪いだと思うんです。

さらにやらなければいけないのにSNSやネットサーフィンなど仕事と全く関係のないことに時間を使ってしまって、後悔する事もありますよね。慌てふためく状況にならないために効果的な時間の使い方を紹介したいと思います。

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時間管理に隠された脅威

忙しい時期に仕事を詰め込み過ぎで、起きる弊害がいくつかあります。

『もしドラ』作者の岩崎夏海もこんな言葉を残しています。働きすぎると能力がどんどん下がって社会の中で使い物にならなくなるという一文に書かれていました。

24時間働いていると、そもそも「効率」ということを考えなくなる。
しかし、これまで四半世紀働いてきて分かったのは、仕事の成果というのは、「働き方」によって大きく変わるということだ。働き方が良ければ成果物も良くなるし、働き方が悪ければ成果物も悪くなる。

人間の精神や肉体が疲れ果てると、文章を打ち込むだけでも誤字脱字が増えたり、物事の考えが鈍足になったり、集中力が散漫になりやすくなります。

これが引き起こす事はすべての仕事が上手く回らなくなり、次の仕事が上手くこなせなくなる可能性も高まり、ミスが増える事が自分の評価にも影響が出てくるはずです。

仕事を良くするということは、「効率を上げる」ということとイコールと考えて間違いない。そして効率を上げるには、時間に対するセンスを磨く必要があるのだが、それには時間を「限る」必要が出てくるのである。

そう考えると、生理的に負担が少ない適切なペースでスケジュールを組むことが必要になってきます。

時間に余裕を持てばよい

時間に多少の余裕を持たせたりすることで、一体何が変わってくるの?

HairSalon DRIVEという美容室のホームページの理念を参考に説明してみます。

無理な予約は詰め込まず、時間に余裕を持たせております。余計な待ち時間を作らず、お客様お一人お一人の時間を大切にする事をお約束致します。

実際の経営スタイルは分からないけど、一見予約をすべて受け入れてしまうことが経営的に良いように見えますが、サービスを行う側の精神的安定が得られたり、お客様お一人お一人に対して満足していただくように余裕を持ってサービスを行なう素晴らしいメリットが隠されているのです。

たとえば、他にも日常生活で似たようなことも起きます。

海外旅行3泊4日を計画していたとします。その短い日程で行く場所が多すぎたり、やるべきことを詰め込み過ぎて、イメージでは楽しいはずだったけど、結果は疲れただけの旅行になることもあります。

日数が短い忙しくなるような計画は見直したほうがいいなと後々後悔する。そうならないために予定を立てる最初の段階から少し余裕を持たせた方が楽しい旅行になります。

緊急事態に臨機応変に対応できる

よく聞く話で計画をたてる時に、余裕をもったものにすることが大切だと言われています。

スケジュールに余裕を設けることの大切さは、以下のブログでも主張されています。

リスクに対応する案件管理

問題が発生してから対処するのはリスク管理にならず、スケジュールもどんどん遅れていきます。

たとえば、急な仕事の依頼があった時にスケジュールに余裕を持たしておけば柔軟に対処することが可能になります。

これが無理なスケジュールな場合は、仕事の品質を落とす可能性が考えられます。タイムスケジュールに余裕があれば仕事に対しての行動が破たんするリスクが減るということが考えられますよね。

余裕があるから見直す時間が生まれミスも減る

よくよく考えてみると、作業を見直すことで効率化できることが多いとよく聞きます。しかし、いつもと同じ様にできたとという思い込みが時として、効率化を妨げる悪しき習慣もあります。

とくにその日はよくできた仕事でも翌日見直してみると、全然ダメ。そんな経験したことがある人も多いはず。そうなってしまうと、余裕を持って仕事をこなすことが難しくなったり、スケジュールが後ろ倒しされることにつながります。

スケジュールに余裕があれば緊急の仕事にも臨機応変に対応する事もできます。急に割り込んでくる緊急の仕事に対応できる時間的な余裕が持てることです。時間の管理ができているために、何から優先してやるべきかを判断思うんですよね。

スケジューリング方法を学ぶ

スケジュールが上手くまとめられない正しいやり方がわからないという人も多いはず。そんな時はスケジューリング方式の本を参考にすることをお勧めします。この本はタイトルのとおり面倒くさがりやでもうまくこなせるように内容は分かりやすく、脳科学理論も分かりやすく説明されており、これだけで目標設定が負担なく実践できる1冊です。

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